La communication interne se décline de différentes façons dans l’entreprise. Il y a les échanges quotidiens entre les collègues d’un même service. Ensuite, le management communique avec ses équipes via des réunions. Puis, la direction fournit des informations de temps en temps sur les objectifs et les réussites de la société via différents canaux.
La communication interne représente un enjeu décisif pour la performance de l’organisation. Pour l’améliorer, plusieurs méthodes sont possibles comme vous allez le découvrir ci-dessous.
Organiser un séminaire pour fédérer les équipes
Tout est plus simple quand tout le monde tire dans le même sens. Lorsque chacun a sa vision des choses et ne partage pas celle de son collègue, les projets avancent moins vite et les objectifs ne sont souvent pas atteints. Rien de tel qu’un séminaire d’entreprise pour communiquer les objectifs et s’assurer que chacun les comprenne et se les approprie. Ce séminaire regroupera en priorité le top management de l’entreprise. Il est également possible d’organiser des réunions de ce type au niveau de chaque organisation. L’efficacité d’un séminaire repose sur un agenda précis et cadré. Les participants doivent se rendre disponibles et laisser de côté pendant quelques heures leurs tâches quotidiennes. Le séminaire est aussi l’occasion de mieux faire connaissance et de créer un sentiment fort d’appartenance à un groupe. C’est essentiel lorsque l’on doit ensuite partager des objectifs communs.
Mettre en place un annuaire interne
Le téléphone reste le moyen de communication le plus efficace lorsque l’on a un message à faire passer. Il n’y a rien de pire que de perdre du temps à chercher le numéro de téléphone de tel ou tel collègue. Un annuaire interne d’entreprise (https://www.my-intranet.com/support/utilisation/annuaire/) va vous permettre de donner accès à l’information via un portail informatique en temps réel. C’est extrêmement simple à mettre en œuvre et cela permet de gagner un temps précieux au quotidien. C’est également utile pour visualiser la structure hiérarchique. Autrefois, les employés disposaient d’un annuaire papier. Maintenant, tout se fait sur l’ordinateur. C’est plus rapide et plus écologique aussi.
La réunion trimestrielle
La session d’information globale est une excellente occasion pour la direction de l’entreprise de partager les informations clés sur la vie de l’entreprise. Cette réunion s’adresse à tous les employés. Elle est importante car elle permet aux employés d’avoir un canal direct de communication avec la direction. Ils peuvent poser toutes leurs questions sans aucun filtre ou intermédiaire. La fréquence de cette grande messe est essentielle. Dans certaines entreprises, elle ne se tient qu’une seule fois par an. Dans d’autres, elle a lieu plutôt une fois tous les 2-3 mois. Le bon tempo dépend de l’actualité et des informations à partager. La direction doit aussi y voir une opportunité de prendre la température grâce aux remontées des salariés. L’agenda doit être bien cadré pour que les messages passent bien. Inutile de noyer les employés avec des informations qui ne les concernent pas directement.
Le système de messagerie instantanée
Les employés ont besoin d’échanger des informations en temps réel. Ils peuvent utiliser l’email mais c’est plus lourd que la messagerie instantanée. Cette dernière présente l’avantage de permettre un échange direct. L’employé peut voir si son collègue est disponible. Le leader du marché est Skype mais il existe de très nombreuses autres solutions techniques. Ce type d’outil est également très pratique pour organiser des réunions en ligne. Il permet de partager des présentations et évite ainsi les voyages coûteux et chronophages. On peut aussi l’utiliser pour faire une visioconférence. L’outil informatique ne remplace pas tous les contacts humains. Mais il permet très facilement d’échanger de l’information avec quelqu’un en temps réel sans avoir à se déplacer.
Le skip level meeting
Il est toujours intéressant pour un directeur d’organisation d’avoir un échange avec les employés se trouvant à la base. Ceci permet d’avoir un dialogue bilatéral constructif sans le filtre ou le contrôle des managers intermédiaires. D’un côté, les employés peuvent partager leurs préoccupations et faire remonter leurs difficultés. De l’autre, le directeur reçoit une information non édulcorée par des couches intermédiaires de management. Ce type de réunion tend à se généraliser dans les grandes entreprises avec de nombreux niveaux hiérarchiques. Cela évite à la direction d’être complètement coupée de la réalité du terrain.
Conclusion
On le voit, il existe de nombreuses méthodes pour favoriser la communication interne. L’important est de mettre à disposition des employés des canaux variés. Ensuite, ils utiliseront ceux qui leur conviennent le mieux. La communication interne doit rester ciblée. Si vous inondez chaque semaine les employés avec de nouvelles informations, ils finiront par ne plus y prêt la moindre attention. D’où l’importance d’établir un plan clair avec une fréquence raisonnable.