Une secrétaire a de nombreuses tâches à accomplir ainsi que de nombreuses responsabilités pour la bonne marche de l’entreprise. Que vous soyez une entreprise à la recherche d’une secrétaire ou une secrétaire à la recherche d’un emploi, il est essentiel pour vous de savoir ce qu’est une bonne secrétaire. Elle doit disposer d’un certain nombre de qualités qui fera d’elle un atout essentiel pour l’entreprise. Découvrez 5 qualités indispensables pour une secrétaire.
La communication
La communication est l’une des compétences essentielles d’une secrétaire. La secrétaire ou la secrétaire potentielle doit donc être une personne accessible et ouverte d’esprit. Elle doit être amicale et savoir se connecter aux gens, que ce soit les employés de l’entreprise ou les clients. La secrétaire est la vitrine de l’entreprise et c’est elle que les clients voient en premier. Il est donc important qu’elle sache ce qu’il faut dire au bon moment et à la bonne personne ainsi que ce qu’il ne faut pas dire. Si vous cherchez une secrétaire avec des compétences communicationnelles et autres qualités, ne fouinez pas loin. Le site www.1001secretaires.com est dédié à cet effet.
Un grand sens de l’organisation
Mis à part la communication et l’ouverture d’esprit, une bonne secrétaire doit être très bien organisée et méthodique. Si elle ne sait pas comment établir les priorités et suivre tout ce qui a été fait ou doit être fait, des détails peuvent facilement lui échapper. Ce qui peut avoir de graves conséquences pour l’entreprise. Qu’il s’agisse de classer des dossiers ou de programmer des réunions, un assistant administratif doit être en mesure d’organiser rapidement et efficacement les éléments de son environnement : son temps et son espace de travail.
La gestion du temps
La gestion du temps est en plus des compétences organisationnelles, une compétence cruciale pour les secrétaires. Il est très important que la secrétaire connaisse bien les horaires de travail, aussi bien les siens que ceux de son employeur ou d’autres employés de la boite. Elle doit également être en mesure d’établir les priorités et savoir gérer les moments de distractions. Autrement dit, une bonne secrétaire doit être capable de décider quand il est temps de passer d’une tâche à une autre. C’est une compétence importante pour toute entreprise afin de rendre son organisation optimale.
La discrétion et la confidentialité
Les secrétaires sont également au cœur de toutes les conversations, transactions et autres communications qui circulent dans le bureau. Bien entendu, être au courant d’une abondance d’informations, éventuellement confidentielles, implique de grandes responsabilités. Une bonne secrétaire sait qu’elle ne doit pas divulguer d’informations sur les clients, l’entreprise ou son employeur.
L’autonomie
C’est une qualité indispensable pour une secrétaire. Au vu des tâches qui lui seront confiées, une secrétaire doit être capable de travailler seule et surtout de prendre les bonnes décisions pour le bien de l’entreprise sans avoir forcément chaque fois besoin de gêner son patron pour les menus détails. Cette capacité à prendre les décisions toute seule peut s’avérer très importante en cas d’absence du patron.