Dès que le gong sonne, l’assistante de direction n’a plus une minute à elle. Parfois, la course intrépide débute alors qu’elle est encore emmitouflée dans ses draps.

Rappeler M. Hugo de l’imprimerie Trébuchet & fils… Réserver les vols Paris-New York en prévision de la Fashion Week américaine… Faire suivre les notes de restaurant au service de comptabilité… Pas facile de garder la tête hors de l’eau avec autant de tâches à accomplir.

Afin de mener à bien ses missions, l’assistante de direction doit absolument se doter d’un système organisationnel robuste. Heureusement, il suffit d’appliquer les cinq conseils suivants à la lettre pour en concevoir un.

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1) Savoir gérer son temps

Le temps est une ressource à manier avec précaution. Une fois qu’il a été employé en vain, il n’y a pas moyen de faire machine arrière. C’est pourquoi une assistante de direction doit absolument savoir organiser son agenda tout en se réservant une certaine marge de manœuvres. Qui sait quand un dossier urgent peut arriver sur son bureau…

Ainsi formulé, cela peut avoir des faux-airs de travaux d’Hercule. Cependant, il n’en est rien. Concrètement, cela revient à lister quotidiennement une série d’actes à poser, lesquels seront sélectionnés en fonction de leur urgence et de leur importance.

2) Devenir un as de la prise de notes

« Cassandra, est-ce que j’ai reçu des appels ? »
« Effectivement. Un monsieur nous a contacté en réponse à notre proposition sur le dossier Magenta. »
« Formidable ! Donnez-moi ses informations pour que je l’appelle sur-le-champ »
[Silence embarrassé]
« Laissez-moi fouiller mes notes deux minutes »

Cette situation vous semble-t-elle familière ? Malheureusement, c’est le quotidien de nombreuses assistantes de direction. Croulant sous de multiples sollicitations, celles manquant de rigueur finissent par perdre pied. Dans la foulée, elles égarent ou mélangent des informations importantes.

Pour éviter ce scénario catastrophe, chaque prise de note doit être réalisée de façon professionnelle. À chaque fois, un certain nombre d’éléments doivent apparaître notamment :

• le nom de la personne ;
• les informations de contact ;
• les raisons de son appel ;
• la date à laquelle elle désire prendre rendez-vous ;
• les documents additionnels (fichiers envoyés, prospectus, etc.)

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3) Se munir d’un panier « à faire »

Très utile pour garder un œil sur sa progression, cet outil permet d’accroître la productivité de façon notable. Dans un panier ou dans un espace dédié, l’assistante de direction disposera les dossiers à traiter avant de partir. Ainsi, elle ne risque plus d’oublier des dossiers urgents.

4) Attribuer une tâche à un jour

Pour éviter l’accumulation de missions, en attribuer une à chaque jour de la semaine peut s’avérer utile. Ainsi, vendredi sera réservé au nettoyage du bureau tandis que mercredi sera réservé pour les réunions du personnel. Cela permet d’éviter que des peccadilles ne se mettent en chemin des objectifs globaux.

5) Créer un code couleur

Rouge pour les tâches urgentes. Vert pour les dossiers à traiter dans la semaine. Ou alors, jaune pour les affaires administratives, bleu pour celles ayant trait aux déplacements et orange pour les relations extérieures.

À noter que les codes couleurs décrits plus haut ne sont pas immuables. Chaque assistante de direction peut créer le sien afin de travailler plus rapidement. Délais, départements, spécialités… Elle seule décide du paramètre différenciateur.